Más eficiencia versus menos costo

En Latinoamérica, el coste de la mano de obra no cualificada es bajo o muy bajo. Esto quiere decir que la forma menos costosa de hacer algo, llevar una mercancía de un sitio a otro, por ejemplo, es usar esa mano de obra. Los departamentos de auditoría revisan y vuelven a hacer tareas para comprobar que se han hecho correctamente. Es otra forma diferente de usar mano de obra barata. Muchos empresarios de Latinoamérica optan por la solución logística más económica.

En general, si la competencia no nos aprieta, o si lo hace, pero usa las mismas herramientas que nosotros, la opción del menor coste es la más acertada.

Cuando otro empresario “se equivoca” y descubre que:

-  no es necesario hacer las cosas lo antes posible, sino cuando se tienen que hacer,

-  que se debe buscar la eficiencia (hacer las cosas en el menor tiempo y con la menor cantidad de recursos posible), en lugar de buscar el menor costo.

… esto se llama competencia y entonces la logística adquiere un papel diferencial.

Sin embargo, ahora situémonos en un mundo en donde existe competencia, y en donde los profesionales de la logística tienen la opción de decidir cómo hacer las cosas. Si usamos la opción menos costosa, pero nuestra competencia se “equivoca” y usa la opción de hacerlo de la forma más eficaz, lo que pasará es que mientras nosotros movemos mercancía (eso si, de la forma menos costosa posible), nuestra competencia estará aprovechando el tiempo para vender.

En logística es muy difícil dar una opinión absoluta o calificar una cosa como mejor que otra. Ante la pregunta de si en un almacén cabe más mercancía que en otro (uno en donde caben 5.000 paletas "pequeño" o uno en donde caben 10.000 "grande"), casi cualquier persona responderá que el segundo. Imaginemos que los operarios el almacén “pequeño” es capaz de entrar y sacar 2.000 paletas por día, porque tiene más recursos o porque lo hace mejor, mientras que el “grande” solamente puede recibir y entregar 1.000 paletas por día. Al cabo de una semana por el centro de distribución “pequeño”, habrán pasado 2.000 x 5 = 10.000 paletas. En el almacén “grande” a lo largo de la semana habrán pasado 1.000 x 5 = 5.000 paletas.

Pero aquí no acaba todo. Si comparamos los costos, en el almacén “grande” hay 10 personas y en el “pequeño” hay 20. La comparación de la eficiencia de los dos almacenes, 10.000/20 y 5.000/10, ni siquiera nos permite afirmar cual es el mejor almacén de los dos.

He visto muchas veces a gestores cansados de las peticiones del jefe de almacén, “…¡que el almacén es pequeño!, ¡que necesito uno más grande!,…” y el gestor arma sus números para construir o alquilar uno más grande. Y al trasladarse desaparecen los problemas del tamaño,… pero aparecen otros mucho más grandes que tienen que ver con el espacio y con los procedimientos de trabajo, que no pueden ser los mismos que los de antes. El jefe de almacén, antes admirado, pasa a ser cuestionado.

Un jefe de almacén necesita herramientas para gestionar su almacén. Los sistemas de gestión de almacén (Warehouse Management System) son empleados en las empresas con un mínimo desempeño logístico. Desde luego, para que sean eficaces, requieren estanterías, montacargas, códigos de barras, paletas de madera,... es decir tecnologías básicas que son usadas por la mayoría de empresas de los países más evolucionados logísticamente, desde hace mucho tiempo (ahora se está celebrando el 50 aniversario del código de barras).

Los WMS se usan para gestionar un almacén, y saber en dónde tenemos las cosas. El WMS se encarga de servir la mercancía correcta, cuando se necesita. Gestiona el almacén. Un WMS es la alternativa a tener un buen encargado que no nos engañe. Pasamos de confiar en "alguien" a confiar en "algo". Las ventajas de usar un WMS son enormes. Los sistemas de primas por productividad permiten pagar a nuestros operarios por su trabajo, no pagarles por venir a trabajar.

Un sistema es capaz de detectar los errores cuando se producen para poder corregirlos. Si no es así, los inventarios periódicos se convierten en una carrera para no ser culpable del descuadre que se produjo tal día. El resultado es la no exactitud de los inventarios,  es perder la venta de una mercancía que tenemos, aunque no seamos capaces de encontrarla,… o lo que es peor, perder un cliente.

Es difícil que alguien se lleve una viga de hierro que pesa una tonelada sin que lo sepamos, pero les aseguro que en los puertos se "pierden" los contenedores de varias toneladas. Tal vez Sherlock Holmes tenía razón y el mejor sitio en donde esconder algo es donde todo el mundo espera encontrarlo.

Un buen sistema de gestión de almacén hace mucho más, motiva a los empleados, a la vez que hace que se sientan controlados. Un WMS sabe en donde están las cosas, alternativa del viejo conocimiento de cuánto tenemos. Es muy fácil saber cuanto tenemos si ya sabemos en donde está.

Un sistema de gestión de almacén se encarga de gestionar las fechas de caducidad, y selecciona aquellas caducidades (fechas de rotación o lotes) adecuadas, sin necesidad de pegar en las paletas los papelitos de colores que habitualmente acompañan la marcación de las fechas de caducidad que contiene cada paleta.

La elección de la eficacia describe un mercado logísticamente desarrollado y es una decisión que es necesario tomar tarde o temprano. En cualquier sitio se deben usar los recursos más eficientes. Trabajar eficazmente lleva aparejado, normalmente, un menor coste.

La logística está a punto de jugar un papel importante en Latino América. La más moderna tecnología creada en el mundo, un iPad por ejemplo, no aporta un progreso significativo, ni por royalties, ni por impuestos,…pero sí su logística.

Siempre que pregunto por la fiabilidad del stock de una compañía recibo la misma respuesta: 9x,x%, siempre con un decimal. Esto se consigue normalmente poniendo dos preparadores que se vigilen mutuamente, y/o responsables del stock de los pasillos, y/o verificaciones dobles o triples en la salidas, y/o un departamento de auditoría.

Un ejemplo que se puede ver en las cadenas de abarrotes es la manipulación del papel higiénico. La forma más barata de transportarlo,  es con camiones cargados hasta arriba, reduciendo así el costo del transporte. El menor costo de manipulación es almacenarlo en pilas en el almacén, haciendo que nuestros operarios trabajen a 10 metros de altura.

Usar un montacargas para mover el papel higiénico tiene mayor costo, pero el tiempo que ahorramos se puede invertir en vender (eficacia vs costo).

Si en lugar de aprovecharnos del poco peso del papel higiénico para manipularlo manualmente y lo movemos “paletizado”, el coste es mayor, pero podremos moverlo mucho más rápido (eficacia vs costo).

En lugar de confiar en nuestros operarios (menor costo) tenemos que aplicar tecnología (más eficiencia), usando un WMS (Warehouse Management System), por ejemplo. Con tecnología se puede tener el control de los inventarios: se tiene o no se tiene, y no se mide por un porcentaje (eficacia vs costo).

Muchas empresas no conocen la cantidad de inventario que tienen (en la operación, no en auditoria, que sí lo tiene “por definición”).

Logística y auditoría no tienen nada que ver. El “robo hormiga” se elimina con logística, no con auditoría.

Cuando se pone en marcha el sistema de selección natural de la logística (como en la naturaleza, el que triunfa es el que se adapta), el sistema expulsa a las empresas que no usan procedimientos compatibles, se estandariza (y se hace menos costoso).

Buscando más eficiencia en lugar de buscar menos costo, conseguimos más control. Eliminamos el “robo hormiga”, nos metemos en procedimientos ya probados, copiados de otra gente, sin tener que inventar,…

Si tenemos control en todos los eslabones de una cadena de suministro (SC, Supply Chain), la negociación entre dos eslabones cualquiera se hace posible, lo que genera ahorros de costo para todos.