La prensa y las publicaciones especializadas están llenas de siglas que conocemos y aceptamos, a veces sin ser conscientes de lo que realmente significan.
Hace 18 años, las compañías informáticas se dedicaban a desarrollar a medida el sistema de nóminas, el de gestión, … la contabilidad. Luego llegó SAP y el concepto ERP (Enterprise Resource Planning), una integración o, intento de integración, de todos los datos y procesos de la empresa en un sistema informático unificado.
Aunque fuera más caro, menos adaptado a las necesidades concretas de una empresa, los que decidían acerca de SAP encontraban ventajas que compensaban el extra coste, como la estandarización, el aprovechamiento de la experiencia de otros, reducir los costes de mantenimiento (no siempre expresados en dinero), y aprovechar la experiencia de profesionales externos para hacer lo más difícil: que la empresa asumiera la herramienta como tal.
Hoy en día, el mercado de los ERP tiene una cuota de mercado muy importante. Un típico ERP no es una sola aplicación informática, porque usa diferentes componentes software y hardware. Es verdad que las bases de datos, cuando se usa un servidor de datos unificado, están contribuyendo a esta unificación. Desde luego, ya casi nadie tiene una aplicación de contabilidad desarrollada in-house.
El siguiente salto permite ofrecer servicios que hace 30 años se llamaban de centro de cálculo y hoy se llaman ASP (Application Service Provider), la unificación se convierte en física, en una línea de comunicaciones.
La evolución de los sistemas de gestión de almacén (Warehouse Management Systems) es parecida. Hace más de 15 años había menos de diez Sistemas de Gestión de Almacén en tiempo real funcionando en España. Hace 10, poco más de cien. Hoy en día, lo normal es que las empresas escojan uno de los existentes en el mercado para gestionar con eficacia su almacén y lo integren en su ERP.
No es necesario hacer un gran esfuerzo para darse cuenta que cada día habrá menos sistemas desarrollados in-house.
LEUTER lleva casi 15 años instalando ADAIA®, el SGA de la compañía. Las compañías que hacen lo mismo que nosotros, empresas con las que compartimos el mercado y a quien más nos gusta ganar en el terreno comercial, NO son todavía nuestros principales competidores.
Nuestros principales competidores son todavía los departamentos de informática internos que están convencidos de que lo que nosotros hemos hecho puede ser emulado fácilmente.
Nuestro siguiente competidor son las empresas que suministran aplicaciones ERP y que intentan añadir un desarrollo a medida para gestionar el almacén, complicando la compatibilidad de versiones futuras de la aplicación.
La tecnología permite que las empresas dispongan de un sistema de información unificado aunque el software esté físicamente en más de un sitio. Es el concepto de ERP lo que es importante. Un ERP funciona perfectamente con diferentes aplicaciones informáticas: la mejor aplicación financiera, la mejor comercial, la mejor logística,… el mejor SGA.
Cuando necesite un SGA y pueda desarrollarlo internamente o encargárselo a su instalador de ERP, no piense solamente en su capacidad de desarrollo informático, piense también en la definición (experiencia logística), implantación (su capacidad logística), el mantenimiento (nuevos requerimientos).
Para gestionar eficazmente un almacén es necesario un buen SGA en tiempo real.
Marzo 2008: La verdad solo ofende a los idiotas… y a los que creen que es única.Recientemente he recibido un correo en donde alguien se disculpaba por si me había ofendido su punto de vista. La primera frase de mi réplica es la que titula el artículo, una bonita forma de anular la contra replica de mi interlocutor, antes incluso de escribir la réplica.
Vivimos tiempos en donde los políticos se empeñan en defender verdades absolutas, y las hay, al menos en los terrenos en donde desempeñamos nuestras actividades profesionales. En logística existen algunas cosas básicas que convendrá tener presente siempre, y que nos permitirán tomar decisiones en cualquier situación, incluso en aquellas en las que nuestra experiencia no pueda ayudarnos por ser nuevas.
Sin ánimo de exponer todas las verdades básicas e incluso asumiendo el riesgo de que no todo el mundo las comparta, aquí van las mías.
Cuando algo tiene sentido es fácil explicarlo. Nunca intentes explicar Sentido Común.
Lo que ahorra tiempo cuando estamos de trabajo hasta el cuello y tomamos medidas especiales, también es válido en circunstancias normales.
Hacer las cosas de la misma forma siempre, nos ahorrará tiempo, aunque en algunas ocasiones hubiera sido mejor revisar los procedimientos.
Ante dos soluciones que parecen equivalentes, la mejor es la más simple.
La forma puede convertir algo válido en inválido y viceversa.
Al analizar un problema se debe ver si este es la solución a otro problema anterior, y no perder el tiempo.
Buscar las soluciones aguas arriba; los problemas cada vez son menores y, a lo mejor, los soluciona otro.
Encontrar una solución es solo la mitad del problema; todavía queda convencer a alguien para que nos ayude a ponerla en práctica.
Cuidado con los condicionantes de alguna solución, sobre todo aquellos que perduran en el tiempo.
Explica a la gente que depende de ti que un NO es tan válido como un SÍ, e infinitamente más positivo que un sí sin nada detrás.
Si no entiendes lo que te pide alguien, pregúntale para qué lo quiere.
Incluso aquellas cosas que son evidentes son subjetivas.
Las ideas brillantes son fantásticas, ponerlas en práctica es lo que nos hará triunfar.
Aunque puedas separar lo personal de lo profesional, disfruta por igual de ambas cosas.
Cuando todo vaya bien, ni se te ocurra desconfiar: disfruta.
Como en casi todos los ámbitos de nuestra vida no existen verdades milagrosas que nos permitan hacer todo mejor que otros, ni cosas que de no hacerse provocarán catástrofes, sino un conjunto de cosas, que bien hechas, nos permiten tener éxito en lo que hacemos.
Ojalá los políticos retomaran el sentido común y dejaran de ser catastrofistas e hicieran cosas poco a poco y con atención.
Abril 2008: Estado de excepción El algoritmo de búsqueda de mercancía que aplicamos en ADAIA®, es el mismo siempre, y muchas veces en los proyectos surgen discusiones acerca del concepto.
“...que porque no hemos escogido este otro que estaba más cerca; o este otro que tenia la cantidad exacta, en lugar de estos dos...”
El criterio fijo es el siguiente:
Primero el criterio de rotación, luego el pallet más vacío, y luego el más lejano al punto de salida.
Con este criterio, respetamos el orden de entrada y salida de mercancía atendiendo a su vida útil; en caso de empate, escogemos aquella mercancía con la que estamos desaprovechando la capacidad de almacenaje, y por último, escogemos la más lejana porque normalmente se ha puesto allí porque no había más espacio en el almacén. Cuando se sirve mercancía, el almacén debe quedar más ordenado.
Servir un pedido urgente más rápido no mejora nuestra calidad de servicio que, por definición, debe de ser estadística. Si alguien no esta de acuerdo con mi punto de vista, que piense en el siguiente ejemplo:
Es por la mañana, está sentado al volante de su coche y guarda su turno para incorporarse, por fin, a la autovía. Como siempre, el típico 'listo' se cuela por la derecha. Da igual si su pedido (dejar a los niños, llegar a la oficina,...) es más urgente que el suyo. Es prácticamente seguro que su 'amigo' llegara antes que Ud., pero es seguro que si hubiera respetado la fila (él y el resto de los listos), Ud., hubiera perdido menos tiempo.
Su jefe se harta de repetirle lo importante que es la calidad de servicio. Cuando le dice: “! … te he dicho cuarenta veces que esto es lo que debes de hacer primero!”, es necesario preguntarle cual de las 40 veces era la cierta. Cuando le pida urgencia para servir un pedido pregúntele si a partir de este momento debe cambiar las prioridades que debe aplicar en su trabajo, o preguntarle cada vez.
Siempre digo a mis colaboradores que cuando tenemos que resolver un problema que se viene repitiendo desde hace tiempo y que provoca inconvenientes crecientes cada día, lo primero es tomar medidas para que el problema no crezca y, después, atacarlo para que deje de producirse.
En termodinámica se define la entropía, “palabro” abstracto, difícil de explicar y que mide el grado de desorden de un sistema; un sistema ordenado tiene máxima entropía y en otro caso es difícil transformarla en energía útil.
En un estado de excepción se suspenden derechos tan básicos, que su uso, en general, se reserva a casos muy especiales, como por ejemplo catástrofes naturales o a los usos y costumbres del dictador de turno.
No pongamos en estado de excepción a nuestro almacén.
Junio 2008: Ensayo y error
Un ingeniero proyecta un puente y no tiene que esperar a construirlo para ver si se cae. Bien es verdad que los barcos existían antes que los ingenieros navales.
La mayor parte de los que trabajamos en Logística en España nos hemos formado sobre el terreno.
Hoy en día ya existen cursos impartidos en algunas universidades (NEBRIJA) o fundaciones privadas (ICIL), que proporcionan los conocimientos y los títulos necesarios para un logístico. Estos cursos permiten reducir el tiempo que cuesta adquirir la experiencia necesaria.
Cualquiera puede arrancar un almacén y empezar a servir pedidos.
El problema empieza con el tamaño, con el flujo, con el control del stock, con los tiempos,....En resumen, empieza en cuanto se entiende el almacén como una pieza más del puzzle que forma una empresa. Y será entonces cuando podremos pensar en el almacén como algo más que como un centro de coste.
Sustituir respuestas como "me falta sitio", por "mi almacén ha estado entre el 93,2% y el 95,8% en los últimos 3 meses", pueden cambiar la imagen que desde la dirección se tiene del almacén (normalmente se confía en la capacidad de trabajo del almacén).
Para dar respuestas de este tipo hacen falta profesionales con experiencia y conocimientos, además de dotar al almacén con Sistemas de Gestión.
El ensayo y error es un procedimiento necesario para adquirir experiencia en cualquier campo. Algunos ensayos pueden ser evitados con algunos conocimientos.
Cuando ponemos en marcha nuestro SGA, ADAIA, contribuimos con nuestra experiencia y eliminamos algunos ensayos, porque conocemos de antemano que no van a funcionar, y, sobre todo, porqué.
Cuando la economía va bien, necesitamos de la Logística para diferenciar nuestros productos y dotarlos de un valor añadido de lo que nuestra competencia no es capaz.
Cuando la economía va mal, la Logística pasa a ser, además, una de las áreas que nos permite ahorrar.
En esta columna he dicho ya antes que la experiencia da conocimientos, y lo contrario no es cierto. Así evoluciona la Logística, como todo.
Julio 2008: Frases y cosas del SIL
Si algo me gusta de mi trabajo es la relación con la gente y ponerme en una situación en donde ves, oyes y compartes cosas con mucha gente. Una feria como el SIL es fantástica para esto. Así que, sin orden ni concierto, quiero compartir frases y cosas que he oído durante su celebración.
Metros cuadrados. Tengo un amigo que pidió y pagó un stand de X metros y le dieron uno de 2X, ¿será verdad? Debo de ser muy malo negociando. Este año batiremos el record del mundo de metros cuadrados de feria. El de metros cuadrados de alfombra en pasillo también.
Llevo mucho tiempo diciendo públicamente que la logística en España soporta solamente para una feria bienal. El SITL en París lo es; Hamburgo es trienal. A lo mejor lo que pasa es que existe el temor de que si Barcelona es bienal, llegará Madrid y ¡zas! hará otra feria. Pues ¡hombre!, ahora ya tenemos feria bianual (sin olvidarme del PILOT en Zaragoza).
Por cierto, si alguien se ha perdido con mis palabras, bienal significa una vez cada dos años; bianual significa dos veces al año.
“Buey da piranha”. Yo creí que ya lo sabía todo acerca de la prueba y error. Resulta que en algunas zonas de Brasil, cuando tienen que atravesar ganado por un río con pirañas, pasan primero a un buey, y mientras se lo están comiendo las pirañas, pasan el ganado aguas arriba; ¿no es genial? A lo mejor solo es otra leyenda urbana, pero aseguro que lo oí contar.
Un amigo mío, responsable de logística de un importante fabricante de neumáticos, que paso por el stand de LEUTER, me dijo algo que debería estar patentado: “…mis neumáticos son los más baratos, pero cuestan una pasta…”. Yo todavía me pongo un abrigo (un loden) que me compré hace 18 años. En su momento me costó una pasta pero,... Creo que esta frase se puede aplicar a muchos buenos productos; quiero pensar que nuestro Sistema de Gestión de Almacenes, ADAIA®, también es algo que sale muy barato, a pesar de que cueste dinero.
Con muy pocas excepciones, todos hemos hablado de economía como si fuéramos Pedro Solbes. Lo que más he oído es que esto (desaceleración, crisis, ruina de los “pobres promotores de la construcción” o como lo queramos llamar) durará, al menos, hasta que cambien al presidente de los EEUU, y empiecen a funcionar allí; seis meses después empezaremos a estar otra vez donde estábamos, aunque no tan bien, ¡éramos tan felices!. ¿Se convertirán esos deseos generales en realidad?
Les diré que nosotros hemos pasado de servir para incrementar los ingresos, a reducir los gastos. Son estas cosas que tiene la logística, que inviertes un poco y los resultados no se hacen esperar. Ahora toca ahorrar costes. ¡Animo!, inviertan el dinero, que sigue existiendo, en esto.
En una mesa redonda en la que tuve el honor de participar, la primera pregunta fue: ¿aprovechamos toda la tecnología posible en logística? Mi respuesta: no en los almacenes, que no todo el mundo usa un Sistema de Gestión de Almacén. Que se trata de saber qué se puede hacer, de conocer los problemas, y eso no viene del conocimiento, ni de la informática, ni de la buena voluntad, viene de la experiencia.
A vueltas con la voz. Para los que venden voz y participaron en la mesa, la voz es la auténtica revolución, una mejora sustancial en la logística de almacenes. Cualquiera puede escucharles decir que obtienen mejoras del 50% en la productividad. Si yo oyera esto, entonces tendría claro que quien me habla no sabe de lo que habla y negaría la mayor, no aporta una mejora sustancial, pero…
La voz (transmisión de información usando voz) funciona, y ADAIA® ya tiene instalaciones de su módulo de voz. Una pregunta que formuló un asistente: ¿para cuando un Terminal que pueda usar voz y teclado y scanner y pantalla simultáneamente, para hacer más cosas que el picking en el almacén? La verdad es que LEUTER ya lo tiene. A su disposición.
De la RfId ya ni hablamos, ¡menos mal!
Agosto 2008: Mis vacaciones y el oso hormiguero
La época de vacaciones, para quien puede disfrutarlas, es un buen periodo para pensar. Leyendo los periódicos, excepto durante los juegos olímpicos, parece que todo debería de ir mal, y me he sentido algo responsable por estar de vacaciones.
No recuerdo de quien era el símil, pero hace muchos años leí que la guerra para un ser humano era como un oso hormiguero para una hormiga. Nunca podrá ver o hacerse una idea de que tamaño o que forma tiene. Hoy me pregunto si la crisis no es algo parecido y nunca seremos capaces de saber porqué, igual que nunca sabremos porqué se ha ido.
Me cuesta mucho pensar que la cantidad de gente que se compraba un piso, costara lo que costara, se haya evaporado. Me cuesta mucho creer que las empresas hayan bajado los sueldos a sus empleados de forma brusca, para que ya no puedan irse a Euro Disney o a veranear. Me cuesta mucho aceptar que mis clientes, después de solicitar un proyecto para mejorar su almacén (es decir, hacer su empresa más eficiente), me digan que el año que viene no van a invertir, que se apretarán el cinturón.
Hace ya más de dos años, un consultor me advertía de que en USA tenían un problema con las hipotecas, y que solo era cuestión de tiempo. La noticia de que el organismo tal o cual ha bajado las previsiones de crecimiento se repite un dia tras otro.
No sé hasta que punto me parece que una crisis se construye por medio de las noticias. Pájaros de mal agüero que cobran por decir cosas diferentes del “no haga nada, porque lo está haciendo muy bien”. Sesudos organismos macro económicos que son incapaces de hacer algo más que una regla de tres (decir que si algo empeora, irá a mal).
Cuando salíamos de la anterior crisis, bastaba con ver las noticias económicas cortas de los periódicos, y ver que tal empresa había conseguido más beneficios. Cuando todas las noticias eran favorables, entonces la crisis había pasado.
No seré yo quien diga que la crisis actual no se resuelve con optimismo, o con la acción o inacción del gobierno,… o tal vez si. De hecho, puestos a pensar, ya he comentado que en vacaciones se dispone de tiempo para pensar, el problema puede tener algún culpable o una explicación. Yo apuesto porque hay un puñado de culpables.
Mi primer candidato son los bancos. Esos entes tremendamente conservadores que ganan montañas de dinero SIEMPRE. Cuando dejan de ganar tanto, es porque prefieren tenerlo ellos, recuerden, el dinero ni se crea ni se destruye, solamente cambia de manos.
Las empresas tienen que afrontar la diferencia de tiempo entre pagar y cobrar, necesitan a los bancos. Cuando se trata de aumentar su capacidad productiva necesitan maquinaria nueva, invertir para mejorar su almacén, por ejemplo. Cuando los bancos no les dan dinero, se asustan, y necesitan reducir las inversiones y los costes, reducir sueldos y personal (podremos pagar a 90, pero no podremos pagar a 100).
Los particulares, que conocen a alguna de las 10 personas de la empresa anterior, no se atreven ni siquiera a pedirle dinero a un banco (da igual, tampoco se lo darían), si ellos corren peligro de perder sus ingresos mensuales. Compran menos a la empresa anterior, y el ciclo continúa.
Otro de los principales candidatos tiene nombre propio: George W. Bush. Durante sus dos mandatos el petróleo ha multiplicado su precio por cuatro, cada día existe más inseguridad en los mercados (hay terroristas en todos los rincones), ha dilapidado el superavit y anulado cualquier capacidad de crecimiento de la economía más poderosa del planeta (seguro que no ha sido capaz de conseguir todo esto él solo).
Seguro que existen más culpables, y que mi reflexión no está asistida de ninguna rigurosidad económica (estoy seguro de que el señor Solbes sabe algo más que hacer reglas de tres). Pido disculpas de antemano a cualquier economista, que pueda leer este artículo, por mis fáciles reflexiones.
Después de todo lo que he dicho, sigo deseando que el oso hormiguero que tenemos encima se vaya a otro hormiguero.
Octubre 2008: VOLVAMOS A LO BÁSICO
Comprobado: los bancos nunca pierden dinero. Si lo hacen mal, los gobiernos van a su rescate con el dinero de todos.
Volver a lo básico significa que:
Los especuladores acaben de perder, es decir, devolver, el dinero de mentira que habían parecido ganar y no nos carguen a los demás con el muerto.
Los empresarios apretemos los dientes, rezando para que cuando necesitemos liquidez, los bancos ya hayan resuelto sus problemas. Que hagamos mejores nuestros productos y servicios.
Cualquier comercial que venda servicios agote su imaginación para demostrar que lo que vende puede hacer ganar más dinero (del de verdad) a quien se lo compra, o a gastar menos; en resumen ser más eficaz y explicárselo a la mayor cantidad de gente posible. Si vende cosas, que convenza de que la suyas son las mejores.
Que los trabajadores recuperen la consciencia de que trabajar es algo más que un derecho, que mañana es mucho más largo que hoy, que es importante aprender, es decir, aumentar su capacidad de hacer más cosas y de hacerlas mejor. Los que lo hagan así asegurarán su mañana.
Me propongo que estas líneas sean las últimas de esta columna que no se refieran a cosas relacionadas con mi pasión de los últimos años: la logística.
EMPECEMOS POR EL COLEGIO
Va Ud. a poner una nota, como en el colegio de antes (entre 1 y 10), a su almacén, para ver el estado de evolución en el que se encuentra.
Muy deficiente (1-2). A duras penas recibe y envía productos. Los inventarios no son exactos, ni siquiera aproximados. El jefe de almacén trabaja mucho más que 40 horas semanales. El almacén está sucio. Hay pallets en los pasillos y en los muelles. Las cosas parecen funcionar bien cuando la presión de servicio es pequeña.
Suspenso (3-4). Recibe y envía la mitad de los pedidos a tiempo. Tiene una cierta sensación de control y cada año mejora el inventario, aunque tiene que mover algunos pallets y hacer esfuerzos de conteo para que más o menos cuadren las cifras. El jefe de almacén trabaja más de 40 horas semanales. El almacén está sucio. Casi siempre hay pallets por en medio de los pasillos y los muelles. Cuando le piden que trabaje más en los picos, contrata empresas de trabajo temporal, dobla turnos y, trabajando mucho, consigue servirlos.
Aprobado (5). Recibe y envía muchos de los pedidos a tiempo. El responsable puede dar fe de lo que tiene, ni le falta ni le sobra, pero tiene el control y los inventarios se pasan con éxito. El jefe de almacén trabaja más de 40 horas semanales. Se limpia el almacén. A veces se tienen que poner pallets en los pasillos porque la mercancía no cabe. Los muelles se gestionan más tiempo casi llenos que casi vacíos. Es capaz de manejar sus recursos para atender a los picos de trabajo.
Bien (6). Recibe y envía la mayor parte de los pedidos a tiempo. Tiene control de todo el stock, los inventarios son fiables y suponen poco trabajo. Auditoría se limita a hacer muestreos en lugar de contarlo todo. El jefe de almacén tiene una jornada de trabajo asumible. El almacén está casi siempre limpio. Solo se ven pallets en los pasillos en momentos puntuales. Es capaz de manejar sus recursos para atender a los picos de trabajo. Tiene un Sistema de Gestión de almacenes en tiempo real.
Notable (7-8). A veces no consigue enviar todos los pedidos a tiempo. El control ya no cuesta el esfuerzo que impida cualquier otra acción. Auditoría se limita a hacer muestreos; no se hacen inventarios. Solo se ven pallets en los pasillos en momentos puntuales. Ha conseguido limitar los picos de trabajo y conocerlos de antemano. Ya puede analizar procesos individuales y mejorarlos, olvidándose de procedimientos establecidos por la costumbre.
Sobresaliente (9-10). Centro de distribución. El almacén ya sabe cuánto cuesta su operación, conoce sus límites. Es capaz de aceptar retos
Póngase una nota con estos criterios. Si le resulta difícil hacerlo, reste dos puntos a la nota que se ponga. Si no aprueba, vaya pensando que con los recursos con que actualmente cuenta no puede mejorar mucho. Necesita forzosamente un Sistema de Gestión de Almacén.
Si lleva mucho tiempo sin pasar de Bien, o si cree que Notable o Sobresaliente quedan lejos de sus posibilidades, entonces su Sistema de Gestión de Almacén no es el adecuado.
