Cuando alguien oye la palabra "logística",
todo el mundo sabe de lo que se está
hablando. Somos conscientes que si queremos comprar un producto que la
publicidad nos anuncia, tenemos que verlo y tocarlo. Para poder hacer esto,
alguien ha tenido que acercarlo a la tienda. Profesionales de logística
en todo el mundo deben hacer esto desde dos visiones diferentes: como llevarlo
al menor coste posible y como llevarlo lo antes posible.
El menor
coste versus lo antes posible
En Latinoamérica, el coste de la mano de obra no cualificada es bajo o muy
bajo. Esto quiere decir que la forma menos costosa de hacer algo, llevar una
mercancía de un sitio a otro, por ejemplo, es usar esa mano de obra.
Muchos
empresarios de Latinoamérica optan por la
solución logística más económica. En general, si la competencia no nos aprieta, o si lo hace,
pero usa las mismas herramientas que nosotros, la opción
del menor coste es la más acertada.
Sin embargo, ahora situémonos
en un mundo en donde existe competencia, y en donde los profesionales de la logística
tienen la opción de decidir cómo hacer las cosas. Si usamos la opción menos
costosa, pero nuestra competencia se “equivoca” y usa la opción
de hacerlo lo antes posible, lo que pasará es que mientras nosotros movemos mercancía
(eso si, de la forma menos costosa posible), nuestra competencia estará aprovechando el tiempo para vender.
Cuando elegimos la opción
que menos tiempo cuesta, normalmente nos encontraremos con el trabajo más
eficiente. Siempre hay que intentar hacer cualquier cosa de la forma más
eficiente posible. Y esta reflexión es aplicable a cualquier
operación con nuestro producto.
Reparto
Imaginemos un camión
que debe repartir productos de consumo. Ahora estamos conduciendo por una calle
de nuestra ciudad y nos lo encontramos, parado en la calle, creando caos de vehículos. Como somos muy pacientes, no nos enfadamos por no poder
avanzar, y nos da tiempo a observar lo que hace el chófer.
Primero agarra la mercancía
a repartir que está
en la caja del camión, comparándola
con el papel que lleva. Se la pasa a su ayudante que, en la calle, carga la
carretilla manual con la mercancía a entregar. Cuando termina de
bajarla el ayudante le pasa la carretilla y el chofer entra en la tienda. Para
que no le roben el camión, su ayudante permanece en él mientras
reparte, es la solución más barata.
(*) Es una suerte pero en esta ocasión,
no se ha roto ningún envase de cristal cuando el chofer se las tiraba a su ayudante.
Si cualquier empresario reconoce este sistema de reparto, también
sabrá lo que pasa si tiene la mala suerte de que algo se rompa.
Imaginemos
la misma escena, pero ahora los productos están ordenados
en el camión, incluso puede que estén en una caja
con ruedas, roll-tainer las llaman, el chofer lleva una hand-held, que le dice
qué debe agarrar, el camión dispone de una rampa hidráulica
por donde fácilmente puede bajar la caja con ruedas y, deja el camión
cerrado para que no se lo roben. No lleva ayudante y, lo mejor de todo, ha
aparcado el camión de reparto en un lugar reservado en donde no genera ningún
caos.
Resumiendo, descarga el pedido en el menor
tiempo posible y, además, de la forma más eficiente posible.
Podemos sospechar que nuestro competidor
lo seguirá haciendo igual que nosotros, o darnos cuenta que, tarde o
temprano, llegará
un competidor que invertirá. Y el
ayuntamiento de nuestra ciudad dictará una norma de reparto que evite los caos que provoca el reparto, y
tendrá una que policía haga cumplir las normas. En cualquier caso alguien invertirá en la rampa hidráulica, en el hand-held, en la caja con ruedas y en el proceso de
carga del camión para descargar más rápido,... de
la forma más eficiente posible, ¿seremos nosotros?. No sé si saben si fue primero el huevo o la gallina, pero ambas cosas
sucederán.
Armario, bodega o centro de distribución
Como ya he dicho, la eficiencia se debe
aplicar a cualquier movimiento que hagamos con nuestro producto. Analicemos dónde
guardamos nuestra mercancía y preparamos nuestros pedidos.
Es fácil ordenar
un armario. Se espera un día que tengamos poco trabajo, un sábado, por
ejemplo. Vaciamos el armario, poniendo todas las cosas en el suelo. Luego lo
limpiamos a conciencia y, finalmente, volvemos a poner las cosas del suelo,
ordenadamente en el armario. El resultado es inmejorable, el armario esta
limpio y ordenado, ... hasta dentro de unos meses en los que será necesario repetir el proceso.
Ahora intentemos ordenar una bodega de la
misma forma. El primer problema lo encontraremos por la falta de días
de "poco trabajo", será difícil encontrar
un sábado adecuado y, por supuesto, cualquier otro día
de la semana es imposible. Pero por fin llega el día y podemos
enfrentar el siguiente problema: vaciar el almacén es casi
imposible, una tarea de titanes para el
tiempo que tenemos, pero si podemos, el siguiente problema es el suelo, ¿en
dónde dejamos la mercancía? Y, justo el sábado
en que vamos a hacerlo se pone a llover por lo que debemos esperar otra ocasión.
Imaginemos
que teníamos el "suelo" necesario, y también
el tiempo. Ahora tenemos que limpiar nuestra bodega, otra tarea de titanes, y
luego volverla a llenar.
Definitivamente, nuestra bodega no puede
parar su actividad, ni podemos ordenarla como un armario. Es necesario
implementar otros procedimientos de trabajo que eviten que la bodega se
desordene. Es necesario mantenerla limpia, pero no como una tarea aislada, sino
como algo ligado a la actividad. Si el jefe de almacén decide
poner un equipo de gente para recoger los desperdicios de la preparación,
lo que conseguirá
es tener más mano de obra, a bajó coste, desde luego. Lo que el jefe de almacén
debe hacer es establecer un procedimiento por el cual sean los propios preparadores
los que no generen desperdicio.
Mas
grande o mejor
Ante la pregunta de cual es más
grande, un almacén en donde caben 5.000 paletas o uno en donde caben 10.000, casi
cualquier persona responderá
que el segundo. Pero no tiene porqué ser así. Imaginemos que el almacén de 5.000
paletas es capaz de entrar y sacar 2.000 paletas por día,
tiene más recursos o lo hace mejor, mientras que el de 10.000 solamente
entra y saca 1.000 paletas por día. Al cabo de una semana en el
centro de distribución de 5.000, habrán "cabido" 2.000 x 5 = 10.000 paletas. En el almacén
de 10.000, a lo largo de la semana habrán
"cabido" 1.000 x 5 = 5.000 paletas.
Pero aquí no acaba
todo. Si comparamos los costes, en el almacén que mueve
5.000 hay 10 personas y en el que mueve 10.000 hay 20. La comparación
de la eficiencia de los dos almacenes, 10.000/20 y 5.000/10, ni siquiera nos
permite afirmar cual es el mejor almacén de los dos.
He visto muchas veces a gestores cansados
de las peticiones del jefe de almacén,
“…¡que el almacén es pequeño!, ¡que necesito uno más grande!,…” y el gestor arma sus números
para construir o alquilar uno más
grande. Y al trasladarse desaparecen los problemas del tamaño pero aparecen otros mucho más grandes que tienen que ver con el espacio y con los
procedimientos de trabajo que no pueden ser los mismos que los de antes. El
jefe de almacén, antes admirado
pasa a ser cuestionado.
WMS
Los
sistemas de gestión de almacén (Warehouse Management System) son empleados mayoritariamente en
todas las empresas con un mínimo desempeño logístico. En Latinoamérica
sólo algunas de las mejores empresas los usan. Desde luego, para que
sean eficaces, requieren estanterías, montacargas, códigos
de barras, paletas de madera,... es decir tecnologías básicas
que son usadas por la mayoría de empresas de los países más evolucionados logísticamente,
desde hace mucho tiempo (ahora se está celebrando el 50 aniversario del código de
barras).
Los WMS se usan en los países logísticamente más desarrollados para gestionar un almacén, y saber en
dónde tenemos las cosas. El WMS se encarga de servir la mercancía
correcta, cuando se necesita. Se encarga también del control
del almacén. Un WMS es la
alternativa a tener un buen encargado que no nos engañe. Se pasa de
confiar en "alguien" a confiar en "algo". Las ventajas de
usar un WMS son enormes. Los sistemas de
primas por productividad permiten pagar a nuestros operarios por su trabajo, no
pagarles por venir a trabajar.
Un sistema es capaz de detectar los
errores cuando se producen para poder corregirlos. Si no es así,
los inventarios periódicos se convierten en una carrera para no ser culpable del
descuadre que se produjo tal día. El resultado es la no
exactitud de los inventarios, el resultado es el posible robo, el resultado es perder
la venta de una mercancía que tenemos, aunque no seamos capaces de encontrarla,… o lo que es peor, perder un cliente.
Es difícil que
alguien nos robe una viga de hierro que pesa una tonelada, pero les aseguro que
en los puertos se "pierden" los contenedores de varias toneladas. Tal
vez Sherlock Holmes tenía razón y el mejor sitio en donde esconder algo es donde todo el mundo
espera encontrarlo.
Pero un buen sistema de gestión
de almacén hace mucho más, motiva a los empleados, a la vez que hace que se sientan
controlados. Un WMS sabe en donde están las cosas,
alternativa del viejo conocimiento de cuánto tenemos.
Es muy fácil saber cuanto tenemos si ya sabemos en donde está.
Un sistema de gestión
de almacén se encarga de gestionar las fechas de caducidad, y selecciona aquellas
caducidades (fechas de rotación o lotes) adecuadas, sin necesidad de pegar en las paletas los
papelitos de colores que habitualmente acompañan la marcación
de las fechas de caducidad que contiene cada paleta.
Las
experiencias de usar un WMS en no son diferentes, como era de esperar, a los
obtenidos en el mundo desarrollado, exactitud de inventarios, incremento del
fill rate, más ventas por mejor servicio, disminución de
robos,... menos coste.
La eficacia describe un mercado logísticamente desarrollado, la elección del menor tiempo en lugar del menor coste es una decisión que es necesario tomar tarde o temprano. En cualquier sitio se
deben usar los recursos más
eficientes y no los menos costosos. Al final, el círculo se cierra y trabajar eficazmente lleva aparejado,
normalmente, un menor coste.
adaia es un sistema de gestión de almacén (WMS, Warehouse Management System) creado
por Leuter en 1993, que ha ido evolucionando durante 20 años, y que gestiona
todo tipo de almacenes en 17 países, con más de 300 implantaciones en seis
idiomas, inglés, francés, holandés, ruso y portugués, además de español. Leuter es la compañía comercializadora
de adaia para otros mercados diferentes del español, exportando tecnología
logística desde 1998, especialmente a Latinoamérica.
