Serie Stock 2007

Marzo 2007: TECNOLOGÍA

Últimamente vengo observando entre nuestros clientes preguntas sobre si no es momento de cambiar, si después de tantos años de ser punteros tecnológicamente, deben cambiar su sistema de gestión de almacén (WMS).

Además, en el mercado existen comerciales que venden voz (transmisión de órdenes usando la voz). La maravilla que permite, según ellos, ahorrar más de un 50% del coste. Otros vendedores o consultores apuestan por la RfId (pequeños tags identificadores) como el gran cambio tecnológico para la cadena de suministro.

Además, en España, se está produciendo un fenómeno global que tiene como consecuencia que sea difícil encontrar recursos humanos para nuestros almacenes. Un cambio tan radical como este podría justificar un cambio tecnológico, algo que nos permitiera trabajar en un almacén automático, sin recursos.

Los que me conocen saben que soy dado a respuestas contundentes a este tipo de retos. En un artículo anterior de esta serie, incluía lo que para mí es la definición de tecnología aplicada a un WMS, la repito:

Un buen WMS consigue ahorrar segundos en tareas que se repiten miles de veces al día.

Ojalá que una varita mágica inventara una nueva tecnología que nos permitiera la reducción de recursos humanos en el almacén, sin que la inversión necesaria la haga imposible para compañías que no sean gigantes (¿quién tiene 300 millones de euros para su almacén?).

Ojalá que la voz pudiera representar mucho más allá de entre uno y cinco segundos de ahorro en un buen proceso de picking, muy lejos del 50% anunciado.

Ojalá que a alguien se le ocurriera una aplicación real de la RfId en el almacén, que su aplicación aportara mayores beneficios que costes y que esto sucediera antes de los próximos cinco años.

Para gestionar un almacén hoy en día disponemos de lo que disponemos: los WMS, los elementos de manipulación: repartidores, sorters, trans-elevadores o miniloads, pick o put to ligth y carruseles.

Los WMS de verdad, los que están a la última, son aquellos que pueden sacar partido de todos los sistemas anteriores, aplicando la máxima que he mencionado antes, y basando todos sus algoritmos de decisión en el tiempo real que permiten los terminales de radio frecuencia.

Siguen haciendo lo mismo para lo que estaban concebidos desde el principio:

Aprovechar el tiempo real y tomar las decisiones de lo que tiene que hacer cada recurso del almacén en cada momento.

No han pasado de moda. No existe tecnología que los sustituya. Seguirán aprovechando las nuevas tecnologías que surjan en cuanto surjan y alguien les encuentre una aplicación.

Abril 2007: SENTIDO COMÚN

He aquí algunas preguntas y respuestas relacionadas con un sistema de gestión de almacenes (SGA) que surgen cuando alguien se dirige a nosotros para pedirnos ayuda.

¿Quién? Obviamente, quien decide poner en marcha un sistema de gestión de almacén debe ser alguien que busca mejorar su empresa. Quien se dirige a nosotros, sin embargo, puede buscar cosas más concretas.

¿Qué es lo que quiere? Esta es la pregunta clave. Algunas de las respuestas:

1. No tenemos ningún problema, pero todo el mundo tiene un sistema de gestión de almacén. Los vendedores que hemos escuchado nos dicen que necesitamos uno.
Mejor se lo vuelve a pensar; si algo funciona... no lo toque. Este es un principio casi universal.

2. Queremos ahorrar.
Entonces la respuesta es fácil,... no compre nada, empiece ahorrando por no comprar un sistema de gestión de almacén.

3. Tenemos un problema.
¡Cuidado! Si tiene sus problemas identificados, dígalo. Si no está preparado para decirlos, entonces no puede buscar soluciones fuera de su empresa. Un SGA no hace milagros, contrate primero una consultoría.

4. Queremos mejorar la empresa, añadir valor. El almacén no es sólo un centro de coste, es mejorable: nuestra calidad de servicio o nuestro nivel de inventario o la gente trabajando...
Este último caso es el más claro de los cuatro. Un sistema de gestión de almacén puede mejorar el nivel de inventarios, hacer más eficiente la preparación de pedidos, aumentar la calidad de servicio..., en resumen, mejorar su empresa, dar valor, venderá más, servirá lo que le piden cuando se lo pidan... o podrá saber, por fin, si tiene suficientes recursos (gente, carretillas y espacio) o no.

Un suministrador de un sistema de gestión de almacenes en tiempo real, ¡cuidado!, no todos lo son, puede hacer que su almacén mejore profundamente, en las áreas que usted pide y en otras que no se imagina. Puede dejar de facturar temporalmente, pero eso no tendrá ninguna importancia si su mercancía no sale del almacén.

¿Cómo hacerlo? Existen varias alternativas:
Sí. Es posible instalar un sistema de gestión de almacenes que haga el departamento de informática. ...total, como todo el mundo sabe, les sobra tiempo. ... y cualquiera sabe cómo se gestiona un almacén (irónico).

También podemos pedirle a nuestro proveedor del ERP, son buenos informáticos. ... y cualquiera sabe como se gestiona un almacén.

Lo suyo es confiar en un especialista. Alguien que sepa como gestionar un almacén, que haya hecho los deberes informáticos y tenga un producto de verdad que funcione en otros sitios, lo más parecido posible a nuestro almacén. Nos dará soluciones a los problemas que planteamos y propondrá mejoras que no habíamos pensado.

El único consejo verdadero que se puede dar es que use usted su sentido común. Analice los problemas que tiene y para qué quiere instalar un sistema. Luego confíe en el especialista que le demuestre mayor experiencia.

Mayo 2007: ÉTICA

Hace poco un periodista escribió de nosotros que hacíamos lo que decíamos y que eso nos diferenciaba y explicaba que tuviéramos éxito.

Para nosotros ha sido una máxima decir siempre la verdad. Otra máxima es la de no hablar nunca de nuestra competencia y dejar que fueran nuestros clientes quienes descubrieran los puntos fuertes y débiles de cada uno y escogieran a la empresa que más confianza les diera.

Recientemente he descubierto que lo que decía el periodista de nosotros no es lo más importante. Creo que nuestro producto hace mucho más que cualquier otro y esta es una diferencia que no hemos explotado suficiente.

Por ejemplo, podemos preparar simultáneamente más de un pedido aprovechando el recorrido de un preparador. Podemos definir diferentes rutas de piking (en peine, en zigzag,...), olvidando el tradicional pasillo arriba y pasillo abajo.

Tenemos un sistema informático para hacer inventarios. Tratamos artículos de tipo kit y lanzamos órdenes de preparación de los componentes si es necesario.

También podemos preparar algunos artículos en un número reducido de huecos de picking que el sistema asigna de forma dinámica (picking dinámico). O definir zonas en donde un artículo puede no tener ninguno o muchos huecos de picking ocupados (picking caótico).

Nuestros artículos pueden tener asociados controles de lote o de propietario, permitiendo tener y tratar de forma diferente en el almacén el mismo artículo. Nuestros artículos pueden ser de peso variable y tener n códigos de barras.

Un hueco en el almacén se reserva y después el carretillero lo ocupa, el pallet ha pasado del muelle a la carretilla y de ahí al hueco, no volando instantáneamente del muelle al hueco (tiempo real).

Un carretillero hace una acción diferente cada vez: ubicar, reponer y expedir..., si se puede, y no se le asignan colas de trabajo por las cuales la mitad de su tiempo circula en vacío (aprovechamiento de recorridos).

Algo que siempre he asociado con los servicios que proporcionamos a nuestros clientes es el soporte: a cualquier hora del día o de la noche un cliente puede llamar y LEUTER atiende su llamada e intenta resolver su problema.

Esto último solo puede hacerse si se dispone de un producto y se ha organizado el servicio por el cual alguien está esperando que esa llamada se produzca.

Todas estas cosas diferencian una estrategia de hacer producto en lugar de proyectos; de invertir lo que se gana en desarrollar algo que día a día es mejor y que es la herramienta que resuelve cada día más problemas en el almacén.

Tal vez esta columna me haya salido muy comercial, pero las cosas que describo son necesarias en muchos almacenes. Y ADAIA®, nuestro sistema de Gestión de Almacenes, las hace.

Además de la experiencia que le demuestre cada posible proveedor de un sistema de gestión de almacenes, usted debe analizar las cosas que necesita y ver si el producto que le ofrecen las hace, evitará sorpresas posteriores. No es ético decir a todo que sí y luego intentar cobrarlo.

Junio 2007: El punto de vista

El otro día en el SIL se podía ver una carretilla subiendo en vertical; muchos stands con empresas suministrando soluciones logísticas de todo tipo: tecnológicas, de operación, de manutención,... Por la noche, Barcelona se mostraba desde el Tibidabo con una imagen preciosa en donde no existía el SIL, ni los almacenes; los únicos problemas que parecían existir eran estéticos.

Cuando un consultor habla de Supply Chain Management (gestión de la cadena de suministro, en inglés), puede hacer unas transparencias fantásticas y explicar que la sociedad podría mejorar enormemente si todos los eslabones, las empresas que forman la cadena de suministro, se pusieran de acuerdo.

Obviamente, la logística no son solo los almacenes, y para resolver algunos problemas es necesario poner de acuerdo a más de una empresa, coordinar logísticas. Para hacer esto es necesario algo parecido a un negociador, alguien que no solo tenga conocimientos, sino que tenga experiencia, que ya lo haya hecho antes, rara avis. Existen pocas herramientas para ayudar, algunas veces hasta funcionan.

Algunas cosas se pueden hacer con un poco de sentido común, por ejemplo, poner a los comerciales en su sitio, haciendo que solamente compren lo que tienen que comprar, o que producción deje de fabricar cuando el almacén está lleno y las ventas bajan. Cuando un externo dice estas cosas en una empresa, tiene más posibilidades de provocar algún resultado que si alguien dice lo mismo internamente.

También es posible pedirle a un consultor analice una empresa, su negocio, y proponga mejorarla, modificando su enfoque, su definición o su marketing, ¡quien encontrara un consultor como este, y que encima cobrara poco!

Nuestro sistema de gestión de almacenes ADAIA® está gestionando la misma mercancía en el almacén del fabricante, del operador logístico y la recibimos en los almacenes de los distribuidores. Recibimos las quejas y las peticiones de todos las empresas de la cadena.

Hace poco organizamos una visita al almacén de un cliente nuestro (empresa de distribución), a ver un almacén de otro cliente nuestro (un fabricante). La experiencia fue fantástica. Los dos pensaban que sus almacenes funcionaban bien, pero que el del otro tenía serios problemas. Después de hablar, en poco tiempo, el flujo de información convirtió el flujo de mercancía entre los dos almacenes en algo tan bueno como la imagen que antes tenía cada uno de su propio almacén.

La logística es una sucesión de cosas que juntas tienen consecuencias que pueden no tener que ver con sus componentes. Cada uno de los componentes es importante. Cada uno de ellos puede mejorar y a cada paso, se mejora el resultado. En logística no existen soluciones únicas, milagros, solo el trabajo sobre cada componente permite mejorar el resultado final.

Si Ud. piensa que su almacén es mejorable, puede hacer dos cosas: investigar si existe algún punto de mejora en el conjunto de su logística, o mejorar su almacén, instalando el mejor sistema de gestión de almacenes. El mejor compañero de viaje para hacerlo, seguro que será la empresa capaz de desarrollar el mejor sistema de gestión de almacenes.

Ante dos soluciones equivalentes la mejor, siempre es la más simple. Todo es cuestión del punto de vista.

Julio 2007: ENTUSIASMO

El departamento de logística o, para ser más concreto, el almacén, es un departamento especial en todas las empresas. No se sabe exactamente por qué, pero los envíos siempre salen.

Es difícil crear o desarrollar un producto con sitio en el mercado, conseguir vender, traer nuevos clientes que alimenten la cuenta de explotación o multiplicar por dos la cifra de ingresos.

¿Llevar la mercancía a nuestros clientes? Bueno, obviamente puede ser complicado, pero no puede ser difícil porque, además, solamente depende de nosotros.

A veces, después del enorme esfuerzo que representa hacer un buen producto, después de haber conseguido los clientes necesarios para que sea negocio, de fabricarlo, el almacén no es capaz de entregar el pedido o se equivoca y manda a Cerdanyola la mercancía que necesitan en Almendralejo, estropeando el enorme esfuerzo que ha hecho la empresa.

¿Es necesario esperar a encontrar la mercancía perdida en Cerdanyola? ¿Es necesario esperar a perder a nuestro jefe de almacén de toda la vida? ¿Cuánto tiempo tardará la logística en hacer inútil nuestra acción comercial y nuestro producto? ¿Nuestro voluntarioso jefe de almacén seguirá haciendo su trabajo como siempre?

Claro, cuando pasa cualquiera de estas cosas, Dirección General toma cartas en el asunto, analiza el problema y busca soluciones, habilitando los recursos necesarios para alcanzarlas.

Pueden surgir sorpresas, como descubrir que necesitamos construir un nuevo almacén (nueve meses de construcción implica que seguiremos teniendo nuestros problemas al menos nueve meses, ¿… por qué nadie me lo ha hecho ver antes?). O solamente es necesario tratar al almacén como cualquier otro departamento de la empresa y darle las herramientas mínimas que necesita, el espacio y los medios de manipulación son evidentes, pero también el Sistema de Gestión del Almacén.

Hace poco escribía en esta misma columna que si solamente se decidía instalar un Sistema de Gestión de Almacén porque todo el mundo tenía uno, era mejor ahorrarse el trago de su implantación.

Cuando fundé LEUTER, hace ya catorce años, llegué a la conclusión de que: “cualquier almacén con más de 10.000 metros cuadrados o con más de 10 operarios moviendo mercancía simultáneamente, obtendría un retorno de la inversión con nuestro SGA en menos de dos años”.

La experiencia me ha aportado otros elementos de juicio que han expandido el ámbito de aplicación de ADAIA®: calidad de servicio, coste de oportunidad, elevado valor unitario de la mercancía, número de referencias, … La experiencia me ha hecho sospechar, además, de afirmaciones tan simples. Sin embargo, si su almacén tiene más de 10 personas trabajando y las estanterías o la mercancía no le dejan ver la pared de enfrente del almacén…

Cuando no tiene herramientas profesionales para hacer su trabajo, el almacén es el departamento de la empresa que sabe suplirlas con entusiasmo y esfuerzo. Un SGA no se pone por pura moda, pero en muchos almacenes es una herramienta imprescindible para obtener un mínimo de calidad de servicio y de calidad de vida de las personas que trabajan en el almacén.

Septiembre 2007: ¿Por qué no?

El sistema que tenemos es muy bueno pero cuando tenemos carga de trabajo no lo usamos y pasamos al sistema manual de toda la vida. No tendremos todo el control que la empresa necesita pero…, bueno, nadie se quejará de que tengamos la trazabilidad al 90% si somos capaces de servir el 100% de los pedidos.

Después de estudiar las inversiones previstas para el año que viene, se decide invertir dos mil euros en nuevos medios de manipulación para el almacén. Es la respuesta que el departamento de logística está esperando y, por fin, podremos servir los pedidos sin problemas.

El sistema desarrollado por el equipo de informática es más que suficiente, y el departamento de logística puede pedirle cualquier cosa, que tendrá prioridad. Entre los dos serán capaces de definir, desarrollar y poner en marcha cualquier procedimiento de trabajo.

Los párrafos anteriores son compatibles. Cualquiera de las cosas puede suceder de forma simultánea, y reflejan que no hemos extraído todavía el máximo partido a nuestro almacén.

Muchas medianas y pequeñas empresas piensan que la instalación de un sistema de gestión de almacén es cara, costosa en tiempo y que no aporta grandes ventajas a nuestra empresa. La dedicación del jefe de almacén y de su equipo puede conseguir buenos resultados sin necesidad de disponer de una herramienta de gestión específica.

Si se ponen en una balanza todos los elementos, entonces, habrá que contar con el coste que representa el personal del departamento de sistemas para desarrollar nuevas funciones y para mantener el sistema. Hoy en día, dependiendo del tamaño y la complejidad del almacén, el coste de licencias y puesta en marcha de un SGA en tiempo real es comparable al sueldo de dos años de un analista de nuestra empresa.

Acerca de las ventajas que se pueden obtener por la implantación de un buen SGA, se puede asegurar que se eliminarán prácticamente las pérdidas de inventario, se mejorará la productividad del almacén significativamente, que optimizaremos el espacio disponible y que la calidad de servicio hará que nuestros clientes estén satisfechos con nuestros productos.

Las nuevas opciones que la tecnología nos ofrece, como el ASP (Application Service Provider), que en castellano antiguo significa que alguien instala una aplicación en un servidor con todas las garantías y alquila su uso en lugar de vender la aplicación, permiten usar el mejor SGA, con las ventajas financieras que esto representa.


¿Por qué sí?: un SGA es imprescindible para gestionar un almacén.
¿Por qué no?: porque el coste no es tan alto como puede parecer y porque las ventajas que se obtienen garantizan un retorno de la inversión en la mayoría de los casos menor de dos años.

Existe un principio en la logística: si algo da resultado cuando la carga de trabajo es alta, entonces será bueno usarlo también cuando la carga es normal. Algo así como la potencia del equipo de música, no la vamos a usar para subir el volumen a tope, pero a bajo volumen la calidad del sonido será muy buena.

Las grandes empresas en sus grandes almacenes necesitan y han instalado un SGA en tiempo real. Las medianas y pequeñas empresas también pueden sacar ventajas de su implantación.

Octubre 2007: ¡ES EL CONCEPTO, NO LAS LETRAS!

La prensa y las publicaciones especializadas están llenas de siglas que conocemos y aceptamos, a veces sin ser conscientes de lo que realmente significan.

Hace 18 años, las compañías informáticas se dedicaban a desarrollar a medida el sistema de nóminas, el de gestión, … la contabilidad. Luego llegó SAP y el concepto ERP (Enterprise Resource Planning), una integración o, intento de integración, de todos los datos y procesos de la empresa en un sistema informático unificado.

Aunque fuera más caro, menos adaptado a las necesidades concretas de una empresa, los que decidían acerca de SAP encontraban ventajas que compensaban el extra coste, como la estandarización, el aprovechamiento de la experiencia de otros, reducir los costes de mantenimiento (no siempre expresados en dinero), y aprovechar la experiencia de profesionales externos para hacer lo más difícil: que la empresa asumiera la herramienta como tal.

Hoy en día, el mercado de los ERP tiene una cuota de mercado muy importante. Un típico ERP no es una sola aplicación informática, porque usa diferentes componentes software y hardware. Es verdad que las bases de datos, cuando se usa un servidor de datos unificado, están contribuyendo a esta unificación. Desde luego, ya casi nadie tiene una aplicación de contabilidad desarrollada in-house.

El siguiente salto permite ofrecer servicios que hace 30 años se llamaban de centro de cálculo y hoy se llaman ASP (Application Service Provider), la unificación se convierte en física, en una línea de comunicaciones.

La evolución de los sistemas de gestión de almacén (Warehouse Management Systems) es parecida. Hace más de 15 años había menos de diez Sistemas de Gestión de Almacén en tiempo real funcionando en España. Hace 10, poco más de cien. Hoy en día, lo normal es que las empresas escojan uno de los existentes en el mercado para gestionar con eficacia su almacén y lo integren en su ERP.

No es necesario hacer un gran esfuerzo para darse cuenta que cada día habrá menos sistemas desarrollados in-house.

LEUTER lleva casi 15 años instalando ADAIA®, el SGA de la compañía. Las compañías que hacen lo mismo que nosotros, empresas con las que compartimos el mercado y a quien más nos gusta ganar en el terreno comercial, NO son todavía nuestros principales competidores.

Nuestros principales competidores son todavía los departamentos de informática internos que están convencidos de que lo que nosotros hemos hecho puede ser emulado fácilmente.

Nuestro siguiente competidor son las empresas que suministran aplicaciones ERP y que intentan añadir un desarrollo a medida para gestionar el almacén, complicando la compatibilidad de versiones futuras de la aplicación.

La tecnología permite que las empresas dispongan de un sistema de información unificado aunque el software esté físicamente en más de un sitio. Es el concepto de ERP lo que es importante. Un ERP funciona perfectamente con diferentes aplicaciones informáticas: la mejor aplicación financiera, la mejor comercial, la mejor logística,… el mejor SGA.

Cuando necesite un SGA y pueda desarrollarlo internamente o encargárselo a su instalador de ERP, no piense solamente en su capacidad de desarrollo informático, piense también en la definición (experiencia logística), implantación (su capacidad logística), el mantenimiento (nuevos requerimientos).

Para gestionar eficazmente un almacén es necesario un buen SGA en tiempo real.

Noviembre 2007: Es la velocidad lo que mata

Hace muchos años, cuando Kiko Ledgard era el presentador de 123, Bigote Arrocet, al despedirse, cogía una bala y dándole a Kiko golpecitos con la bala le decía: “¡ve chichirruchi!, ¡las balas no matan,… es la velocidad!”

Aparte de ser una leyenda que la DGT podría usar, la anécdota tiene su aplicación en el mundo de la logística. Por mucho que tengamos los mejores recursos, necesitamos la combinación correcta para que den resultado. Un buen consultor, siguiendo con este esquema, no se puede limitar a dar respuestas a un problema concreto, sino que debe de encontrar las preguntas correctas.

Por ejemplo: el almacén está sucio. Es una situación que no se contesta hablando de los recursos necesarios para limpiarlo, sino preguntándose por la razón de que no se hayan aplicado antes: es un síntoma y no un problema. El almacén está lleno de plásticos que hacen que los preparadores tarden más en la preparación. Para resolver este problema se establece un encargado responsable de recoger los plásticos. A partir de ese momento, los preparadores tardan menos y… tenemos un recurso más trabajando a coste en el almacén.

Si los preparadores al generar el plástico lo cuelgan de la carretilla, el tiempo de más empleado es prácticamente nulo y se obtiene el mismo resultado que con la primera solución pero sin el coste adicional.

Los empleados no entienden la filosofía e insisten en que tardan mucho más encargándose del plástico. Entonces podemos diseñar un programa de calidad que permita medir los resultados y convencer a los preparadores de lo evidente.

Una empresa pretende mejorar la eficacia de su almacén. Corre a ver a su departamento de informática y diseña un sistema de gestión que debe resolver todos sus problemas. Un tiempo después el sistema funciona y todavía quedan problemas que resolver. Entonces seguimos desarrollando el sistema y obtenemos algo que hace lo que queríamos, pero difícil de mantener y evolucionar. Estamos inventando algo que ya existe, el Sistema de Gestión de Almacén.

Hace 14 años nuestro papel era el de misioneros explicando una realidad que no existía: los Sistemas de Gestión de Almacén. Hoy en día, nos vemos en la necesidad de explicarle a un responsable de logística que las herramientas de que dispone, hechas por su departamento de informática, o su proveedor de ERP, no llegan, ni con mucho, a ser un Sistema de Gestión de Almacén.

¿Por qué necesita un Sistema de Gestión de Almacén? ¿Para mejorar sus procedimientos? No, para eso bastará con poner atención. Tiene un problema de exactitud de inventarios, o de calidad de servicio, o de competencia con otras empresas. Si se plantean las cosas en estos términos, entonces sí se puede plantear el problema original y entonces sí se podrá abordar.

Si quiere resolver un problema de almacén, hable con un especialista y explíquele su problema. Seguro que podrá resolverlo y seguro que aportará soluciones a problemas que ni siquiera se le han ocurrido.

Piense que en general es necesario que varias cosas pasen simultáneamente para conseguir un objetivo determinado. Enuncie el objetivo primero, y ponga los medios después.